Privacyverklaring

Met Marjolijn

Versie 22 juli 2026

1. Wie is verantwoordelijk?

Met Marjolijn, gedreven door Marjolijn Diepstra, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring (de ‘verwerkingsverantwoordelijke’).

Gegeven

Informatie

Handelsnaam

Met Marjolijn

Contactpersoon

Marjolijn Diepstra

Correspondentieadres

Gravin Juliana van Stolberglaan 31, Box D9569, 2263 AB Leidschendam

E-mail

info@metmarjolijn.nl

KvK-nummer

42066250

2. Welke gegevens verwerk ik en waarom?

Website en contactformulier

Wanneer je het contactformulier gebruikt, verwerk ik je naam, e-mailadres en de inhoud van je bericht. Ik gebruik deze gegevens om je vraag te beantwoorden, contact met je op te nemen en zo nodig voorbereidingen te treffen voor een overeenkomst. De grondslag is mijn gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden en, wanneer je om een dienst vraagt, het nemen van maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst.

De website van Met Marjolijn wordt gehost door JouwWeb. Bij een bezoek kan JouwWeb technisch noodzakelijke verbindings-, beveiligings- en gebruiksgegevens verwerken om de website goed en veilig te laten functioneren. Voor bezoekstatistieken gebruikt JouwWeb Google Analytics met geanonimiseerde IP-adressen. Via het contactformulier verwerkt JouwWeb de door jou ingevulde gegevens namens Met Marjolijn als websitehost en technisch dienstverlener.

Meer informatie over de verwerking, beveiliging en cookies door JouwWeb staat in de privacyverklaring van JouwWeb (https://www.jouwweb.nl/privacy) en in de informatie over cookies op JouwWeb-websites (https://help.jouwweb.nl/hc/nl/articles/28594276875793-Welke-cookies-worden-er-op-mijn-website-geplaatst).

Als Met Marjolijn externe onderdelen aan de website toevoegt die aanvullende cookies of persoonsgegevens verwerken, zoals video’s, kaarten, boekingsmodules of socialmedia-inhoud, wordt hierover afzonderlijk informatie verstrekt en wordt waar nodig vooraf toestemming gevraagd.

Telefonisch contact en berichten

Wanneer je belt of berichten stuurt, kan ik je naam, telefoonnummer en de inhoud van de communicatie verwerken. Ik doe dit om je vraag te beantwoorden, afspraken te maken en de overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren. De grondslag is de voorbereiding of uitvoering van de overeenkomst, dan wel mijn gerechtvaardigd belang bij normale zakelijke communicatie.

E-mail

Voor e-mailcommunicatie maakt Met Marjolijn gebruik van de e-maildienst van JouwWeb. Daarbij kunnen naam, e-mailadres, berichtinhoud, bijlagen en technische verzendgegevens worden verwerkt. E-mail wordt gebruikt om vragen te beantwoorden, afspraken te maken en de overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren. Gevoelige gezondheidsgegevens worden niet onbeveiligd per e-mail verzonden. Waar nodig worden bestanden versleuteld of via een beveiligde omgeving gedeeld.

Online gesprekken via Zoom

Voor online gesprekken maakt Met Marjolijn gebruik van Zoom. Daarbij kunnen naam, e-mailadres, IP-adres, technische verbindingsgegevens en beeld- en audiogegevens worden verwerkt. Automatische opname, transcriptie en AI-samenvattingen staan standaard uit. Een gesprek wordt alleen opgenomen nadat je daar vooraf uitdrukkelijk mee hebt ingestemd.

WhatsApp Business

Voor praktische communicatie en, wanneer dit met jou is afgesproken, beeldbellen kan Met Marjolijn WhatsApp Business gebruiken. Daarbij kunnen naam, telefoonnummer, profielgegevens, berichtinhoud en technische metadata worden verwerkt. Persoonlijke berichten en gesprekken zijn volgens WhatsApp end-to-end versleuteld. WhatsApp wordt niet gebruikt als cliëntdossier. Als je WhatsApp niet wilt gebruiken, kun je dit laten weten; dan spreken we waar mogelijk een alternatief communicatiekanaal af.

Intake en begeleiding

Wanneer je een traject aangaat, kan ik de volgende gegevens verwerken: voornaam, achternaam, roepnaam, geboortedatum, huisadres, relatiestatus, werk/functie, e-mailadres, telefoonnummer, naam en telefoonnummer van een noodcontact en informatie die je verstrekt over je gezondheid. Ook kan ik sessienotities en voortgangsinformatie vastleggen. Het intakeformulier wordt als versleuteld Word-document via de e-maildienst van JouwWeb uitgewisseld. De gegevens worden daarna lokaal op de beveiligde laptop van Met Marjolijn bewaard in versleutelde, afgeschermde mappen.

Ik gebruik deze gegevens voor de intake, het afstemmen en uitvoeren van de begeleiding, communicatie, veiligheid tijdens het traject, dossiervoering en het nakomen van wettelijke verplichtingen. Voor gewone persoonsgegevens is de grondslag de uitvoering van de overeenkomst. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Die verwerk ik alleen voor zover noodzakelijk en nadat je daarvoor uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven, tenzij een andere wettelijke uitzondering aantoonbaar van toepassing is. Je kunt toestemming intrekken; dit tast de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet aan. Intrekking kan betekenen dat ik het traject niet verantwoord kan voortzetten.

Geef alleen gegevens van een noodcontact door nadat je die persoon hierover hebt geïnformeerd. Ik gebruik die gegevens uitsluitend in een noodsituatie en verwijder ze bij het einde van het traject, tenzij langer bewaren noodzakelijk is.

Facturatie en administratie

Voor offertes, overeenkomsten, betalingen, facturen en de financiële administratie verwerk ik onder meer naam, adres- en contactgegevens, factuurgegevens, betaalgegevens en – indien van toepassing – bedrijfsnaam. De grondslagen zijn uitvoering van de overeenkomst en het voldoen aan wettelijke administratieve en fiscale verplichtingen.

Tikkie, QR-code en overige betalingen

Voor betalingen kan Met Marjolijn gebruikmaken van een bankoverschrijving, betaalverzoek of QR-code, waaronder Tikkie. Daarbij kunnen naam, rekeningnummer, bedrag, datum, betalingskenmerk en transactiegegevens worden verwerkt door Met Marjolijn, ABN AMRO/Tikkie en de betrokken banken of betaaldienstverleners. Deze partijen zijn voor hun eigen betalingsverwerking doorgaans zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk. In betalingsomschrijvingen gebruikt Met Marjolijn geen gezondheidsinformatie of andere onnodig gevoelige informatie.

Externe locaties

Wanneer een afspraak op een externe locatie plaatsvindt, kan Met Marjolijn voor de reservering strikt noodzakelijke gegevens delen met de locatiebeheerder, zoals de naam van de reservering, datum, tijd en noodzakelijke praktische voorzieningen. De locatie wordt onder de naam van Met Marjolijn gereserveerd, zonder de naam van de cliënt te delen. Toegankelijkheidsinformatie wordt alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is en nadat dit met jou is afgestemd.

Audio-opnamen

Tijdens iedere sessie wordt als vast onderdeel van het traject een persoonlijke audio-opname op maat gemaakt. Na de sessie wordt de opname verwerkt en gereedgemaakt om met jou te delen. Hiervoor vraag ik vooraf je uitdrukkelijke toestemming. Je kunt deze toestemming vóór of tijdens de opname intrekken. In dat geval stop ik de opname en verwijder ik het reeds opgenomen materiaal. De uiteindelijke audio-opname wordt beveiligd via WhatsApp Business met jou gedeeld. Mijn exemplaar wordt uiterlijk vier dagen na de sessie verwijderd. De kopie die jij ontvangt, valt daarna onder je eigen verantwoordelijkheid.

Analyse

Voor interne analyse gebruik ik uitsluitend gegevens die zo zijn geanonimiseerd dat zij niet meer tot jou te herleiden zijn. Werkelijk anonieme gegevens vallen niet onder de AVG. Pseudonieme gegevens blijven persoonsgegevens en worden als zodanig beveiligd.

3. Bewaartermijnen

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, behalve wanneer een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigde noodzaak tot langere bewaring geldt.

• Contactaanvragen en telefonische/berichtcommunicatie zonder overeenkomst: maximaal vier weken na afronding van het contact.
• E-mail en WhatsApp-communicatie bij een traject: maximaal twee jaar na het einde van het traject, tenzij de informatie eerder niet meer nodig is of deel uitmaakt van een administratie of dossier waarvoor een andere termijn geldt.
• Contact- en contractgegevens bij een traject: tot twee jaar na het einde van het traject, tenzij zij deel uitmaken van de fiscale administratie of een dossier waarvoor een andere termijn geldt.
• Noodcontactgegevens: tot het einde van het traject, behoudens een concrete noodzaak om ze langer te bewaren.
• Facturen en overige fiscale basisadministratie: zeven jaar, gerekend volgens de fiscale bewaarplicht.
• Audio-opnamen: uiterlijk vier dagen na de sessie, nadat de opname aan jou beschikbaar is gesteld.
• Intakegegevens, sessienotities en voortgangsinformatie: maximaal twee jaar na afronding van het traject, tenzij langer bewaren noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Een kopie die je zelf ontvangt of downloadt, valt daarna onder je eigen verantwoordelijkheid.

4. Met wie deel ik gegevens?

Ik verkoop persoonsgegevens niet. Ik deel ze alleen als dat nodig is voor dienstverlening, beveiliging, administratie of een wettelijke verplichting. Voor zover partijen namens mij verwerken, sluit ik passende verwerkersafspraken.

• JouwWeb (websitehosting, contactformulier en technisch beheer). JouwWeb treedt voor deze verwerkingen op als verwerker; de verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de voorwaarden.
• JouwWeb (e-mailhosting en e-mailcommunicatie).
• Zoom Video Communications, Inc. (online gesprekken en technische verbindingsgegevens).
• WhatsApp Ireland Limited/Meta (WhatsApp Business-berichten en beeldbellen). WhatsApp kan voor bepaalde technische en accountgegevens ook zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.
• ABN AMRO/Tikkie, banken en andere betaaldienstverleners (betaalverzoeken, QR-betalingen en betalingsverkeer); zij zijn doorgaans zelfstandig verantwoordelijk voor hun eigen verwerking.
• Externe locatiebeheerders, uitsluitend wanneer dit nodig is voor een afspraak of praktische voorziening.
• Belastingdienst en andere bevoegde autoriteiten, wanneer ik wettelijk verplicht ben gegevens te verstrekken.

JouwWeb geeft aan dat zijn eigen servers zich binnen de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden. Bepaalde partners van JouwWeb kunnen gegevens buiten de EER verwerken. Ook Zoom en WhatsApp Business kunnen persoonsgegevens buiten de EER verwerken, waaronder in de Verenigde Staten. Deze dienstverleners maken voor zulke doorgiften gebruik van door de AVG erkende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, het EU-VS Data Privacy Framework en/of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Meer informatie kan worden gevonden in de privacy- en gegevensoverdrachtsvoorwaarden van de betreffende dienstverlener.

5. Hoe beveilig ik gegevens?

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard en gevoeligheid van de gegevens. Daaronder vallen in elk geval toegangsbeperkingen, sterke wachtwoorden en waar mogelijk multifactorauthenticatie, en versleutelde overdracht en opslag. De afgeschermde mappen met cliëntgegevens op de laptop zijn alleen toegankelijk voor Marjolijn Diepstra.

6. Jouw rechten

Je kunt mij verzoeken om:

• inzage in je persoonsgegevens en een kopie daarvan;
• correctie of aanvulling van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens die je zelf hebt verstrekt, voor zover het recht op dataportabiliteit geldt;
• bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• intrekking van toestemming.

Stuur je verzoek naar info@metmarjolijn.nl. Ik reageer in beginsel binnen één maand. Om misbruik te voorkomen kan ik aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen. Ik verwijder gegevens op verzoek, tenzij ik ze moet of mag bewaren, bijvoorbeeld wegens een fiscale bewaarplicht, een toepasselijke wettelijke dossierplicht, de rechten van anderen of de noodzaak om een rechtsvordering vast te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen. Als slechts een deel moet worden bewaard, beperk ik de verwerking zoveel mogelijk.

7. Geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten

Ik neem geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering.

8. Privacyvragen en klachten

Voor een privacyvraag, verzoek of klacht kun je e-mailen naar info@metmarjolijn.nl. Komen wij er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Wijzigingen

Ik kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer mijn werkwijze of wetgeving verandert. De meest actuele versie staat op mijn website. Bij ingrijpende wijzigingen informeer ik betrokkenen actief wanneer dat redelijkerwijs mogelijk is. Ik controleer de verklaring periodiek.